Aspectos formales de la escritura pública en el Código Civil y Comercial de la Nación. Análisis en relación a la Ley Notarial 404

^{Imagen: Jonathan Cohen, CC BY 2.0.}

Autor:  María Mercedes Linari  (ver bio) | Nadia Soledad Parra  (ver bio)

Resumen: Se analizan los aspectos referentes a la forma de la escritura pública en relación con el nuevo Código Civil y Comercial, comparándolo con la Ley Notarial 404 y las pautas de inspección de protocolos del Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires en relación a consultas realizadas al Departamento de Inspección de Protocolos así como observaciones que pueden surgir durante las inspecciones. Se concluye que el Código refleja disposiciones y costumbres ya contenidas en nuestra la ley notarial local y en la práctica notarial.

Palabras clave: Inspección de protocolos, formas, escritura pública, Código Civil y Comercial.

^{Recibido: 25/6/2017  |  Aceptado: 29/7/2017}

1. Introducción ^

El propósito de este trabajo es reflexionar acerca de las modificaciones de forma introducidas por el Código Civil y Comercial de la Nación (en adelante, “CCCN” o “el nuevo Código”) en las secciones de instrumentos públicos y escrituras públicas en relación con la Ley Orgánica Notarial 404 de la Ciudad de Buenos Aires (en adelante, “Ley 404”) 1 y su reglamentación, el Decreto 1624/GCABA/2000 (en adelante, “Decreto 1624”). 2Dentro del contexto del cambio en la legislación nacional, que supone un aprendizaje y adaptación a estas nuevas normas, existen ar­tícu­los que nos resultan conocidos dado que llevan al nuevo Código nociones contenidas en la ley y reglamentación notariales.

En el presente ar­tícu­lo, desde nuestra visión de inspectoras del Departamento de Inspección de Protocolos del Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires (en adelante, “CECBA”), analizaremos parte de la sección cuarta (“Instrumento público”) y de la sección quinta (“Escrituras públicas y actas”) del CCCN, para concluir luego si la reforma ha producido un cambio trascendente en nuestra área o, por el contrario, si se ha incorporado gran parte de las normas que ya contemplaban la ley local y la práctica notarial.

2. Salvados ^

Del primer párrafo del ar­tícu­lo 294 CCCN surge la necesidad de que en los instrumentos públicos los salvados de partes esenciales sean hechos antes de las firmas de las partes:

Carece de validez el instrumento público que tenga enmiendas, agregados, borraduras, entrelíneas y alteraciones en partes esenciales, si no están salvadas antes de las firmas requeridas.

Mientras tanto, el ar­tícu­lo 305 (inc. e) dispone específicamente que

La escritura debe contener: […] e) las enmiendas, testados, borraduras, entrelíneas, u otras modificaciones efectuadas al instrumento en partes esenciales, que deben ser realizadas de puño y letra del escribano y antes de la firma.

Todo lo mencionado es reflejo del ar­tícu­lo 63 de la Ley 404, que destaca que los salvados deberán ser hechos de puño y letra del escribano, al final del documento y antes de la suscripción reproduciendo cada texto por palabras enteras con indicación de si valen o no. El ar­tícu­lo 40 del Decreto 1624 dispone que el salvado de las correcciones que el notario debe hacer al final del texto se hará en los renglones indicados y dentro de los márgenes de la hoja, y agrega: “los interlineados solamente podrán insertarse en el espacio comprendido entre las dos líneas consecutivas de escritura en que se realice”.

Con respecto a las correcciones en el texto, no se admiten: a) enmendados y sobrerraspados en los que se utilicen productos químicos; b) testados entre paréntesis, corchetes y/o comillas; c) entrelíneas que superen el espacio comprendido entre dos líneas consecutivas. 3

En cuanto a lo que debe realizarse de puño y letra, se refiere al salvado en sí mismo y no a la enmienda en el texto; estas podrán efectuarse con máquina o en forma manuscrita. 4 Y, por último, se admite la corrección reiterada de la misma palabra, indicando el número de veces en que se efectuó; por ejemplo: S/R: 7 veces María. Vale. 5

En cuanto a las partes esenciales a las que hacen referencia el CCCN y la Ley 404,

El ar­tícu­lo 989 del Código Civil ejemplificaba la fecha, los nombres, las cantidades y las cosas. Y la doctrina propuso pautas tales como “aquello que puede modificar los derechos de las partes” o datos de individualización del objeto de cada parte en el acto, o la causa, dejando abierta la nómina a las circunstancias de cada acto. 6

3. Unidad de acto. Forma de extender los documentos. Legibilidad ^

De la primera parte del ar­tícu­lo 301 CCCN surge que el escribano debe recibir por sí las declaraciones de los comparecientes, calificando el acto y configurándolo técnicamente; asimismo, que las escrituras públicas deben extenderse en un único acto, de forma manuscrita o mecanografiada, pudiendo utilizarse procesadores de texto, siempre que se cumpla con lo dispuesto por la reglamentación en cuanto al soporte del instrumento y a que sus caracteres sean fácilmente legibles. De este texto, que no reconoce similar disposición en el Código Civil, resulta que el escribano debe examinar y calificar los elementos del acto. 7 De la comparación de los ar­tícu­los 301 CCCN y 62 de la Ley 404 surge que el nuevo Código refleja los principios contenidos en nuestra ley notarial, que destaca la importancia de la conservación y de la indelebilidad, agregando que los documentos podrán ser completados o corregidos por un procedimiento diferente al utilizado en su comienzo, salvo en el caso del instrumento comenzado de forma manuscrita, el cual deberá ser concluido de la misma manera, y que “la tinta o la impresión deberán ser indelebles y no alterar el papel, y los caracteres deberán ser fácilmente legibles”.

Según la Resolución 844/2000 del Consejo Directivo del CECBA 8 y en virtud de lo dispuesto en el mencionado ar­tícu­lo 62, el Departamento de Inspección de Protocolos, el de Legalizaciones y cualquier otra autoridad del CECBA que advierta dificultades en la lectura de un documento podrá formular la observación correspondiente. En referencia a la impresión, el CECBA prohi­bió el uso de impresora láser por ser altamente vulnerable en cuanto a la perdurabilidad; y en cuanto a la tinta, sea por medios mecánicos o manuscritos, debe utilizarse tinta líquida de color negro o azul negro fijo, mediante pluma fuente o esferógrafo, quedando prohi­bidas las tintas a base de grasa. 9

Es de destacar en relación con lo analizado que el ar­tícu­lo 39 del Decreto 1624 determina que

Se prohíbe la utilización de elementos o procedimientos de impresión que puedan sobreponerse a la grafía impresa en los documentos y no garanticen la perdurabilidad de la redacción del mismo y su eventual corrección –por ejemplo, los correctores líquidos–. 10

Asimismo, el ar­tícu­lo 37 del citado decreto expresa que se admite que la impresión sea realizada por una persona delegada por el escribano, “por cuanto su formalización se hará efectiva al autorizarla el mismo”. Y el ar­tícu­lo 36, dejando abierta la posibilidad de la utilización de instrumentos electrónicos, establece que

El soporte del documento podrá ser de cualquier naturaleza admitida por la legislación vigente y aprobada por el Colegio de Escribanos, siempre que garantice perdurabilidad, accesibilidad, significado unívoco y posibilidad de detectar cualquier modificación que se introdujera a posteriori de las firmas de las partes y del escribano autorizante.

En un mundo cada vez más informatizado se requiere del notariado su adaptación a las nuevas tecnologías. Esto se ve en la interrelación con los distintos organismos que empiezan a solicitar la digitalización de documentos. Dentro de este proceso y contemplando la necesidad de garantías de certeza y confiabilidad, se ha obtenido como resultado, en principio, la firma digital y, actualmente, se ha dado un paso más con el desarrollo de un sistema de fojas digitales: a) certificación de reproducciones; b) certificación de firmas digitales y electrónicas; c) certificación de firmas ológrafas y reproducciones; y d) concuerda.

En cuanto al acto notarial, este debe desarrollarse sin interrupciones, con unidad de principio a fin: a) presencia de todos los que intervienen, incluido el escribano; b) intervención y redacción coetáneas; c) lectura y, en su caso, correcciones y salvados; d) firma y autorización. Sin embargo, este principio encuentra una excepción, según se verá a continuación.

4. Pluralidad de otorgantes ^

La última parte del ar­tícu­lo 301 CCCN establece una excepción a la unidad de acto cuando no haya entrega de dinero y existan pluralidad de otorgantes, definiendo como único límite el día en que fue redactado y que no se agregue modificación al texto definitivo al tiempo de la primera firma. Por su parte, el ar­tícu­lo 80 de Ley 404, que dispone el mismo principio, agrega que deberá dejarse constancia de esta circunstancia en el protocolo. Asimismo, el ar­tícu­lo 57 del decreto reglamentario enuncia la posibilidad de dejar dicha constancia por nota marginal o en la misma escritura:

En el caso de pluralidad de otorgantes que suscribieren la escritura en distintas horas del mismo día, en los términos del ar­tícu­lo 80 de la ley, se podrá consignar la constancia respectiva en la misma escritura o por nota marginal. El escribano deberá leer la escritura a cada otorgante. Si la escritura quedare sin efecto por no haber comparecido alguno de los previstos otorgantes, el escribano dejará constancia de ello y comunicará tal circunstancia a los que la hubieren suscripto.

5. Espacios en blanco. Abreviaturas ^

La primera parte del ar­tícu­lo 303 CCCN dispone que no se deben dejar espacios en blanco y que no se deben utilizar abreviaturas, salvo que resulten de transcripciones, constancias de documentos agregados o que sean científica o socialmente admitidas, buscando así evitar riesgos por adulteración y confusiones o equivocidad del texto. El ar­tícu­lo relacionado es reflejo del ar­tícu­lo 61 de la Ley 404:

Todos los documentos deberán ser escritos sin espacios en blanco en su texto.
No se emplearán abreviaturas ni iniciales, excepto cuando:

a) consten en los documentos que se transcriben;
b) se trate de constancias de otros documentos;
c) sean signos o abreviaturas científica o socialmente admitidos con sentido unívoco.

El ar­tícu­lo 38 del Decreto 1624 aclara que no se considerarán espacios en blanco los dejados en las actas entre el requerimiento, su otorgamiento y autorización y el comienzo de la diligencia y el de las subsiguientes que puedan formalizarse al pie del documento matriz. Asimismo, es importante recordar que el ar­tícu­lo 68 de la Ley 404 es específico al señalar que no podrán quedar folios en blanco. Para ejemplificar, se considera en blanco el espacio en el que falte algún dato, tal como la valuación fiscal, y no al espacio libre resultante luego de completar un párrafo, suponiendo que se hubieran dejado dos renglones en blanco para completar los datos del representante y estos solamente ocuparan un renglón y medio. En este caso, el medio renglón que quedó libre se puede cerrar con guiones o una línea. En relación con la norma considerada, no se admite la redacción con punto y aparte o en forma de listado. 11

6. Guarismos ^

La segunda parte del ar­tícu­lo 303 CCCN expresa que

Pueden usarse números, excepto para las cantidades que se entregan en presencia del escribano y otras cantidades o datos que corresponden a elementos esenciales del acto jurídico.

El Código Civil solo exigía el empleo de palabras para las cantidades entregadas en presencia del escribano, mientras que el ar­tícu­lo citado amplía la exigencia a datos que correspon­dan a elementos esenciales. En este mismo sentido, la última parte del ar­tícu­lo 61 de la Ley 404 dispone:

No se utilizarán guarismos para expresar el número de escritura, su fecha, el precio o monto de la operación, las cantidades entregadas en presencia del escribano y condiciones de pago.

La segunda parte del ar­tícu­lo 38 del decreto reglamentario dice:

El impedimento para utilizar guarismos en la expresión del número de documentos matrices se refiere al que corresponde al encabezamiento de cada una de las escrituras que se autorizan o quedan sin efecto.

En cuanto a la interpretación de la expresión “elementos esenciales”, se consideran tales y, por ello, deben constar en letras: a) el número de escritura; b) su fecha; c) el precio o monto de la operación; d) las cantidades entregadas en presencia del escribano; e) las condiciones de pago y, si hubiera financiación, el número de cuotas y la tasa de interés; f) otras cantidades o datos esenciales del acto en cuestión (en una transmisión de inmueble, la descripción del objeto de dicho acto [unidad funcional, ubicación del inmueble, superficie total]; en una constitución social, el monto del capital social, el monto de la integración y el plazo de duración societaria). El principio general es que pueden utilizarse guarismos en las escrituras; sin embargo, las excepciones son muchas.

7. Estado de familia ^

El ar­tícu­lo 305 CCCN detalla el contenido de las escrituras y, en su inciso b), los datos de los comparecientes y/u otorgantes. Cabe entonces recordar aquí el concepto de compareciente que está plasmado en el texto del ar­tícu­lo 301 CCCN y en los fundamentos del anteproyecto:

En la Sección 5ª se siguen criterios conocidos.

Referente a los requisitos de la documentación, se indica que la expresión compareciente, que es propia del lenguaje notarial, abarca a las partes, testigos, cónyuges u otros intervinientes al acto. 12

Se encuentra incluido el estado de familia de los otorgantes, que ya exigía el ar­tícu­lo 1001 del Código Civil, pero con el agregado de que si se trata de personas casadas, se debe consignar también si lo son en primeras o posteriores nupcias y el nombre del cónyuge si resulta relevante en atención a la naturaleza del acto: “la mención no solo forma parte de los elementos de individualización, sino que tiene efectos para el régimen matrimonial, sucesorio, etc.”. 13 Asimismo, del ar­tícu­lo 77 (inc. a) de la Ley 404 se desprende que

Además de los requisitos formales, de contenido y de redacción impuestos por la legislación de fondo y por la presente u otras leyes especiales, las escrituras públicas deberán expresar: a) el orden de las nupcias y el nombre del cónyuge, cuando los sujetos negociales fueren casados, divorciados o viudos, cuando ello resultare relevante por la naturaleza del acto…

Es decir, el artículo 305 CCCN se asemeja a la norma local, pero limitó la indicación del grado de nupcias y nombre del cónyuge a las personas casadas.

Por su parte, el Departamento de Inspección de Protocolos del CECBA observará la omisión del grado de nupcias y nombre del cónyuge de los sujetos negociales solo cuando sean casados y siempre que resulte relevante por la naturaleza del acto, conforme a lo establecido por el ar­tícu­lo 305, inciso b), CCCN, en venta, permuta, dación en pago, hipoteca, cesión de crédito hipotecario, transferencia de taxi con vehícu­lo o en otros actos de disposición. 14

8. Persona jurídica ^

Si el otorgante es una persona jurídica, se debe dejar constancia de su denominación completa, domicilio social y datos de inscripción de su constitución si corresponde, tal como surge del ar­tícu­lo 305, inciso b), CCCN. Ello permite no solo la verificación de la existencia de la persona jurídica sino de la extensión de las facultades de representación de quienes intervienen. En este sentido, cabe destacar que el ar­tícu­lo 77 (inc. a) de la Ley 404 ya consagraba idéntico requisito.

El Consejo Directivo del CECBA ha considerado que la expresión “datos de inscripción de su constitución si corresponde”, contenida en el artículo 305, debe interpretarse en el sentido de que debe constar el dato de inscripción en todos los actos siempre que se trate de una persona jurídica que deba registrarse, y no así, por ejemplo, la Iglesia Católica, Enargas, la Biblioteca Nacional, ni cualquier otra persona jurídica que no tuviere datos de inscripción. El Departamento de Inspección de Protocolos del CECBA observa en las escrituras públicas, y no así en las actas notariales, la omisión del domicilio social y/o de los datos de inscripción de la constitución si corresponde –no de posteriores modificaciones–, conforme a lo establecido por el ar­tícu­lo 305 inc b del CCCN. Asimismo, dispuso que se entienda por domicilio social la jurisdicción de la persona jurídica, diferenciándose de su sede social. 15

9. Impresión digital ^

El ar­tícu­lo 305 CCCN contempla en su inciso f) la figura del firmante a ruego, tal como ya lo hacía el ar­tícu­lo 1001 del Código Civil; no obstante, el CCCN agregó el requisito de la impresión digital del otorgante y la manifestación sobre la causa del impedimento. Cabe destacar que, si bien no lo dice expresamente, se entiende que la huella dactilar debe tomarse en el protocolo. 16

El ar­tícu­lo 79 de la Ley 404 ya establecía que

Redactada la escritura, presentes los otorgantes y, en su caso, los demás concurrentes y los testigos cuando se los hubiere requerido o lo exigiere la ley, tendrá lugar la lectura, firma y autorización, con arreglo a las siguientes normas: […] c) si alguno de los comparecientes no supiere o no pudiere firmar, sin perjuicio de hacerlo a ruego otra persona, estampara su impresión digital, dejando constancia el notario del dedo a que correspondiere y los motivos que le hubieren imposibilitado firmar, con sujeción a la declaración del propio impedido. Si por cualquier circunstancia permanente o accidental, no pudiere tomarse de ningún modo la impresión digital el autorizante lo hará constar y dará razones del impedimento. El notario expresara nombre y apellido, edad, estado civil y vecindad del firmante a ruego y hará constar el medio de su identificación.

Por su parte, el ar­tícu­lo 55 del Decreto 1624 dispone que

Para el estampado de la impresión digital a que alude el ar­tícu­lo 79 inciso c) de la ley, deberá utilizarse tinta indeleble de color negra o azul del tipo que establezca el Colegio de Escribanos.

10. Documentación habilitante ^

Del ar­tícu­lo 307 CCCN surge que

Si el otorgante de la escritura es un representante, el escribano debe exigir la presentación del documento original que lo acredite, el que ha de quedar agregado al protocolo, excepto que se trate de poderes para más de un asunto o de otros documentos habilitantes que hagan necesaria la devolución, supuesto en el cual se debe agregar copia certificada por el escribano. En caso de que los documentos habilitantes ya estén protocolizados en el registro del escribano interviniente, basta con que se mencione esta circunstancia, indicando folio y año.

Ya con la Ley 15875 se había comenzado a exigir solo la exhibición de los instrumentos y su agregación al protocolo, ya que originariamente el Código Civil exigía la transcripción de los documentos acreditativos, salvo que estuvieran otorgados ante el mismo escribano.

Sostiene Sierz que se ha omitido señalar la constatación del alcance de la representación y la vigencia de la misma. 17 La Ley 404 contiene preceptos expresos al respecto, en su ar­tícu­lo 78:

Procuraciones y documentos habilitantes:

a) Cuando los otorgantes actúen en nombre ajeno y en ejercicio de representación, el notario deberá proceder de acuerdo con lo establecido en el Código Civil y dejar constancia en la escritura de los datos relativos al lugar y fecha de otorgamiento del documento habilitante, del nombre del funcionario que intervino o folio del protocolo, demarcación y número del registro notarial, si el documento constare en escritura, y de cualquier otra mención que permitiere establecer la ubicación del original y los datos registrales, cuando fueren obligatorios.

b) El notario deberá comprobar el alcance de la representación invocada y hacer constar la declaración del representante sobre su vigencia.

De los citados ar­tícu­los surgen conceptos similares. Así, la ley notarial reglamenta la ley de fondo, mencionando los datos de individualización de los documentos utilizados. Debemos recordar asimismo que si el notario hubiera omitido en la escritura relacionar la personería, puede consignarla por nota marginal o en escritura complementaria sin comparecientes, ya que es una atestación.

Se ha suprimido el segundo párrafo del ar­tícu­lo 1003 del Código Civil, referido a la protocolización de documentos. Sin embargo,

… la incorporación de las actas notariales al texto del nuevo Código hace aplicable la regulación que las leyes notariales efectúan sobre las diversas clases de actas, una de la cuales es la de protocolización. 18

11. Conclusiones ^

De lo expuesto en las secciones anteriores inferimos los siguientes conceptos:

• El Código Civil y Comercial, visto específicamente en lo referente a las formas de las escrituras públicas, incorpora gran parte de las normas y conceptos ya consagrados en la Ley Orgánica Notarial 404 y en su decreto reglamentario (1624/GCABA/2000). Asimismo, agrega que se deje constancia expresa de ciertos elementos de la práctica notarial, como por ejemplo, el documento nacional de identidad, la fecha de nacimiento y el domicilio real de los comparecientes. En cuanto a las sociedades, incorpora como requisitos los datos de inscripción y el domicilio. 19

• De esta manera, datos que antes podían ser completados por nota marginal, ahora están contenidos en la ley de fondo, por lo que debemos atenernos a lo dispuesto por el ar­tícu­lo 81, inciso II), de la Ley 404 en cuanto a la ausencia de los mismos. Así, por ejemplo, la omisión del documento nacional de identidad ya no podrá ser subsanada por nota marginal. 20

• Respecto de la formación del instrumento y su soporte, el nuevo Código no es específico y da lugar a la posibilidad de la informatización de los documentos, ya que simplemente enuncia el soporte como aquel “exigido por las reglamentaciones”. Lo expresado está en consonancia con las acciones del CECBA, que promueve la aplicación de las nuevas tecnologías a la función notarial, dados los beneficios que ofrecen en términos de seguridad, tiempo y economía, incluso desde antes de la sanción del nuevo Código.

• En cuanto a la forma de la escritura pública, el Código Civil y Comercial se caracteriza por ser más específico, ya que detalla los requisitos que antes quedaban meramente delineados, dándole jerarquía de ley de fondo pero abriéndose a la vez a las nuevas tecnologías.

12. Bibliografía ^

Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires [con la coordinación de Rosin de Allende, Elsa], Vademécum. Inspección de Protocolos Notariales 2011, Buenos Aires, Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires, 2011.

Highton, Elena I, Kemelmajer, Aída y Lorenzetti, Ricardo L., “Fundamentos del anteproyecto de Código Civil y Comercial”, Buenos Aires, [s. e.], 2012.

Orelle, José M. R., [comentario a los arts. 294, 305 y 307], en Alterini, Jorge H. (dir. gral.), Código Civil y Comercial comentado. Tratado exegético, t. 2 (dir. tomo: José W. Tobías), Buenos Aires, Thomson Reuters-La Ley, 2016, 2ª ed.

Sierz, Susana V., Nuevo Código Civil unificado. Doctrina y modelos. Instrumentos públicos y privados, Buenos Aires, Di Lalla, 2015.

Notas ^