Publicación académica ISSN: 2362-6186
 
 

Una nueva forma de probar la firma: certificados notariales remotos. La puesta a punto de los escribanos con los nuevos tiempos tecnológicos

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Autora: Graciela Medina  |  (ver bio)

Resumen: El presente trabajo tiene como objetivo describir el Certificado Notarial Remoto reglamentado por el Consejo Directivo del Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires, explicar el entorno en el que fue creado, compararlo con otras instrumentaciones remotas, explicar su utilidad tanto en el corto como en el mediano y largo plazo y, finalmente, contestar algunas de las objeciones que se le han realizado.

Palabras clave: certificado notarial remoto; certificado; actuación remota; actuación a distancia; firma digital; modernización.

Publicado: 12/5/2020

 

 

 

1. Introducción ^

En diciembre de 2019, en la ciudad de Wuhan, China, se reportó el primer caso de una enfermedad que pronto escaló a pandemia (declarada oficialmente por la Organización Mundial de la Salud el 11 de marzo de 2020): se descubrió la nueva mutación del virus COVID-19 (coronavirus). Desde entonces, el virus se ha propagado y ha infectado a millones de personas, provocando la muerte de cientos de miles. Ante esta situación, numerosos Estados han declarado la emergencia sanitaria y han tomado medidas extremas, como el cierre de las fronteras, la suspensión del transporte público, controles sanitarios y hasta medidas de aislamiento preventivo. Esta última parece ser una de las decisiones más consensuadas como “eficaz” para combatir un virus que, a la fecha, no tiene ni una vacuna que lo contrarreste ni un tratamiento efectivo comprobado.

En nuestro país, el Poder Ejecutivo Nacional emitió los Decretos de Necesidad y Urgencia (DNU) 260/2020[1] y el 297/2020[2] con el objeto de proteger la salud pública como bien jurídico relevante, donde estableció para todas las personas que habitan en el país o se encuentren en él en forma temporaria la medida de “aislamiento social, preventivo y obligatorio” desde el 20 hasta el 31 de marzo (inclusive) del año 2020,[3] aislamiento que se ha prorrogado, al tiempo que escribimos estas líneas, hasta el 12 de mayo del 2020.[4]

El aislamiento social preventivo y obligatorio ha traído consigo la prohibición de concurrir a los lugares de trabajo y a desplazarse por rutas, vías y espacios públicos, y esta situación ha provocado innumerables cambios sociales y jurídicos, en especial en la organización del teletrabajo, en la actividad bancaria, en la enseñanza y en la impartición de justicia. Es evidente que ni la organización económica de un país, ni su educación, ni su justicia pueden paralizarse por la existencia de un virus. Es por ello que, en los ámbitos del trabajo, de la enseñanza y de la justicia se recurrió a las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para evitar la paralización de sus funciones, y actividades netamente presenciales comenzaron a realizarse en forma remota.

En el ámbito de la justicia, y más concretamente en la justicia de familia, el Código Civil y Comercial (CCCN) establece, en orden a los procesos de familia, en su artículo 706, el principio de inmediación; lógicamente, en tiempo de aislamiento social, preventivo y obligatorio, jamás se podría avanzar en los procesos que más urgencia tienen para la sociedad si el concepto de inmediación se limitara a la cercanía física. Es por ello que se acepta que la inmediación puede ser remota y se admite que lo importante es que la cualidad de lo inmediato reside en la inmediación temporal y en la visualización, aunque ella se obtenga en forma digital. Es decir que se puede estar inmediatamente todos juntos en forma digital.

Ello ha sido aceptado por los altos tribunales de nuestro país que permiten las audiencias en forma remota para lograr la inmediatez necesaria a los fines de hacer progresar el expediente. Hasta antes de la pandemia, las partes debían concurrir personalmente a la audiencia; a partir del aislamiento social preventivo y obligatorio, se ha abierto paso la posibilidad de la realización de audiencias de mediación como las de vista de causa en forma remota. En estas, las partes deben probar su identidad mostrando frente a las cámaras el respectivo documento de identidad que acredita su personería, y la fecha cierta del acto la da el actuario, al igual que, veremos, se da en el Certificado Notarial Remoto.

Una circunstancia similar se da con la mediación. Sabido es que la Ley 26589 establece en su artículo 1º el carácter obligatorio de la mediación previa a todo proceso judicial, mediante la cual se promueve la comunicación directa entre las partes para la solución extrajudicial de la controversia. Cabe recordar que el artículo 19 de dicha norma determina que las partes deben comparecer personalmente y que no pueden hacerlo por apoderado, exceptuando el caso de las personas jurídicas y de las personas domiciliadas a más de ciento cincuenta kilómetros.

La aplicación estricta de la comparecía personal en tiempo de pandemia podría dejar sin participar todas las personas que no tengan apoderados, con la consiguiente barrera para el acceso a la justicia. Es por ello que, por Resolución 121/2020 del Ministerio de Justicia,[5] se les permite a los/as mediadores/as prejudiciales llevar a cabo las audiencias por medios electrónicos, mediante videoconferencia u otro medio análogo de transmisión de la voz o de la imagen, siempre que quede garantizada la identidad de los intervinientes. Por otra parte, se establece que la identidad se prueba enviando copia del DNI de anverso y reverso donde se pueda ver adecuadamente la firma, y lo más importante es que el acuerdo al que se arribe de esta forma tendrá los mismos efectos que aquellos celebrados en audiencias presenciales.

En este marco de situación, cabe preguntarse cuál ha sido la respuesta del notariado para estar a la altura de los tiempos y contribuir en la evolución de las actividades, evitando la parálisis de los negocios y transacciones que requieren una certificación instrumental. Los escribanos no podían mantenerse ajenos a la aceptación de los medios que brindan las TIC para certificar los instrumentos que se realizan ante ellos y que presencian informáticamente, y, respondiendo a la demanda social, en cumplimiento de su función de fedatarios, reglamentaron el Certificado Notarial Remoto, que describiremos luego de hacer mención de las actuaciones remotas en el notariado mundial.

 

2. Las actuaciones remotas ^

En los últimos años, muchos notariados de la Unión Europea que forman parte de la Unión Internacional del Notariado han comenzado a diseñar y utilizar medios tecnológicos de actuación remota para la celebración de actos jurídicos. El tema de las “nuevas tecnologías” fue un tratamiento casi obligado en los congresos del notariado mundial en los últimos años. Desde la simple constatación de hechos por medios audiovisuales remotos hasta las escrituras otorgadas por personas que no están físicamente juntas, con un notario en cada punta, han sido soluciones que buscaron conjugar el avance de la tecnología con los principios rectores del notariado latino para otorgar seguridad y certeza jurídicas a los actos que los escribanos presencian, a veces por imperativo legal, otras por elección de las partes. Así, por ejemplo, Bélgica aprobó la celebración de contratos bilaterales entre ausentes mediante videoconferencia, con la asistencia de un notario en cada extremo. El notariado de Quebec ha obtenido la aprobación de la celebración de actos remotos con intervención notarial en estos últimos días. En Brasil los notarios ya han autorizado la celebración de escrituras por medios remotos. En Lituania los notarios pueden realizar de forma remota escrituras de aceptación de bienes inmuebles, aprobación de solicitudes de cancelación de hipoteca o prenda, poderes, certificación de firmas en documentos, emisión de certificados de derecho de herencia, validación de documentos presentados al registro de entidades legales y documentos que formalizan sociedades, protestos de letras de cambio y cheques, ejecución de cheques protestados y no objetables, redacción de asesoramiento legal, certificados de autenticidad, declaraciones juradas, emisión de transcripciones electrónicas de documentos y extractos de los mismos, entre otros actos.[6]

Poniéndose en línea con estos avances, el Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires reglamentó el Certificado Notarial Remoto, estableciendo que los certificados a que hacen referencia los artículos 96 a 103 del capítulo II de la Ley Orgánica Notarial 404 podrán ser requeridos en forma remota y digital, mediante la utilización de herramientas tecnológicas que aseguren la identificación del requirente.[7]

 

3. Certificado Notarial Remoto ^

El Certificado Notarial Remoto es un certificado en el que consta aquello que el notario percibe en forma remota a través de medios audiovisuales, mediante videoconferencia u otro medio análogo de transmisión de la imagen; por ejemplo, si el escribano constata en su pantalla que una persona firma un documento y así lo certifica. En definitiva, es el instrumento donde consta la percepción de vista y oído por parte del notario de lo acontecido durante una videoconferencia u otro medio similar de transmisión de la imagen y de la voz. Esto incluye todo tipo de hechos que se perciben a través del medio audiovisual, incluso la firma por parte de una persona de un determinado documento, que probablemente será la especie más utilizada.

Para la realización de este tipo de certificado, el escribano debe dejar constancia:

  1. De que se ha comunicado por videoconferencia con determinada persona, quien dice llamarse de determinado modo, ser titular del documento de identidad que exhibe y domiciliarse en el lugar que expresa. En caso de actuar en representación de otra persona, no es obligatorio que quede legitimada. El escribano podrá arbitrar todos los medios que estén a su alcance para verificar la identidad del requirente a los efectos de la certificación, pudiendo grabar la videoconferencia y conservarla como archivo, lo que deberá efectuar con expresa autorización del requirente.
  2. De que dicha persona le ha exhibido un documento físico y realizado una breve descripción del contenido del mismo.
  3. De que dicha persona ha firmado el documento físico descripto en el acto de la videoconferencia, lo que debe surgir claramente del certificado.
  4. De que el requirente ha escaneado el documento que individualiza como aquel suscripto por él y que se lo ha enviado por medios digitales al escribano en formato que pueda ser transformado a formato PDF, con copia de su respectivo DNI o documento con el cual se ha identificado, a excepción que lo sea por conocimiento del notario.
  5. De que el escribano confecciona el certificado con las constancias requeridas, al cual adjunta el documento escaneado que se menciona en el inciso anterior.

Finalmente el instrumento que fuera firmado ante la vista del notario se agrega a la foja de actuación extraprotocolar, y este certificado vale para probar la firma con el alcance dado por el artículo 314, 1º párrafo, CCCN.

 

4. Los instrumentos privados. La firma y la prueba de la firma ^

Cabe recordar que mientras que en los instrumentos públicos las formas están reguladas, en los privados y en los particulares rige el principio de libertad de formas. Como aplicación práctica de este principio de libertad de formas, podemos señalar, a modo de ejemplo, que las partes pueden firmar un instrumento cualquier día, sea hábil o no, y en cualquier hora. No es necesario consignar el lugar y fecha de otorgamiento,[8] ni el nombre y domicilio de las partes, ni sus calidades personales. Las cantidades pueden ser escritas en letras o en números indistintamente. Pueden estar redactados en cualquier idioma, sobre cualquier soporte (generalmente papel), por cualquier persona –sea o no el otorgante–, en forma manuscrita, con lapicera, bolígrafo o lápiz, mecanografiado o impreso.[9]

El principio de libertad de formas para los instrumentos privados tiene solo una excepción: la exigencia de firma (art. 313 CCCN).[10] De allí la importancia de la prueba de la firma.

Para demostrar la autenticidad de una firma, lo habitual es la certificación de firmas realizada por un notario. Pero lo cierto es que esta no es la única forma de probar la firma de una persona ya que el CCCN prevé en su artículo 314 que “la autenticidad de la firma puede probarse por cualquier medio”.

Este artículo cobra fundamental valor en épocas de aislamiento social preventivo y obligatorio, cuando la emergencia sanitaria obliga a que las personas no se desplacen y no circulen. En esta circunstancia, todos los poderes del Estado y prestadores de servicios públicos han realizado los mayores esfuerzos para utilizar las TIC a fin de evitar la circulación pública y seguir prestando los servicios esenciales que venían realizando. En tal sentido, el Poder Judicial permite la presentación de demandas on line, la realización de audiencias por medios informáticos y la efectivización de mediaciones y de acuerdos en forma remota; mientras que el Poder Ejecutivo permite la identificación de las personas mediante un DNI digital cuya copia se lleva en el teléfono celular.

Los notarios no podían quedar ajenos a esta tendencia de modernización y de utilización de los medios remotos para cumplir con las tareas que les son propias. Por ello, aplaudimos con vehemencia el dictado del reglamento sobre Certificados Notariales Remotos, que permite que el escribano certifique que observa que una persona está firmando un documento en el monitor de su pantalla y labre un certificado aseverando este hecho y acompañando la copia del instrumento que vio digitalmente firmar. De esta manera, una videoconferencia será válida para que un escribano pueda identificar a un requirente con su respectiva documentación y labrar un certificado posterior, que será instrumentado en fojas extraprotocolares, en soporte físico o digital.

 

5. La importancia del Certificado Notarial Remoto ^

Este certificado notarial es de máxima utilidad, en lo inmediato, debido al aislamiento social preventivo y obligatorio, que impide el traslado de las personas pero no puede paralizar la economía, y, en lo mediato, para todas aquellas hipótesis en que el tiempo, las circunstancias o la urgencia impidan el desplazamiento. Esta es una forma más de acreditar la firma, que tiene relevancia por haber sido puesta, aunque remotamente, frente a un notario; por tal razón, el instrumento en cuestión constituye un documento con una firma probada mediante un medio calificado.

Es cierto que el Certificado Notarial Remoto no equivale al reconocimiento de firma, pero constituye una prueba autorizada que difícilmente pueda ser cuestionada con liviandad. Ello contribuye a dar certeza a las relaciones jurídicas, ya que es una demostración experta de lo que sucede frente al notario, quien da fe de ello.

Este tipo de constataciones de lo que el escribano percibe en una pantalla es un instrumento formidable en juicio y, hasta el momento, jamás ha sido cuestionada. Así, en casi todos los juicios llevados a cabo contra Google o Yahoo! por violaciones al derecho a la imagen o a la privacidad, lo primero que encontramos es una constatación notarial de lo que el escribano percibe en la pantalla, y siempre se ha tenido por cierto lo afirmado por el notario en la fecha que consta en el instrumento.

Es cierto que este tipo de certificaciones se realizaban sin tener un reglamento que especificara ni reglamentara el Certificado Notarial Remoto, pero no menos cierto es que la actividad del escribano genera responsabilidades muy importantes; de allí la importancia de un reglamento que de pautas de cómo realizar esta nueva certificación.

 

6. Del principio de inmediación ^

El principio de inmediación, propio de la función notarial, no es exclusivo de ella. Ya vimos al comienzo de este trabajo cómo este principio es exigido expresamente por la ley tanto en las mediaciones extrajudiciales como en los procesos de familia, que son aquellos que atienden los problemas de los más vulnerables y las cuestiones que más urgen a los individuos. No obstante, en el ámbito de los juicios de familia y en las mediaciones extrajudiciales se acepta la realización de audiencias en forma remota, lo que demuestra cómo el principio de inmediación puede ser reinterpretado, separándoselo de la necesidad de contactarse físicamente cuando ello es dificultoso o simplemente imposible, y revalorizando la inmediatez temporal y la visualización informática por medios electrónicos, mediante videoconferencia u otro medio análogo de transmisión de la voz o de la imagen.

Es que en un mundo donde las posibilidades tecnológicas nos acercan, no se advierte por qué se puede discutir la eficacia de un certificado remoto que facilita la prueba de actos y circunstancias que el notario percibe en la pantalla, mientras que se permite que los parlamentos funcionen en forma remota y las mediaciones prejudiciales, que legalmente requieren inmediación, se realicen a distancia.

 

7. De la fecha cierta ^

Un sector de la doctrina notarial ha puesto de relieve que el documento que fue realizado remotamente y que el notario percibió telemáticamente carece de fecha cierta. Tal afirmación no invalida la utilidad del instrumento, porque lo que sí tiene fecha cierta es el instrumento público (el certificado, no el documento, ni la copia anexada) que realiza el notario. Y este certificado goza de eficacia probatoria respecto de terceros a partir de la fecha del mismo.

Lo que demuestra el instrumento público que anexa el documento que el notario vio firmar remotamente es que el documento no pudo ser firmado con posterioridad a la confección del certificado notarial remoto, y esto da certeza a la data.

Hay que tener en cuenta que se está frente a un certificado en el que se constatan hechos y todas sus constancias tienen carácter de comprobación práctica, y, a partir de esa comprobación, se puede inferir que el documento no pudo ser firmado con posterioridad.

 

8. Conclusiones ^

El certificado notarial remoto tiene una importancia práctica muy significativa en lo inmediato, porque las normas dictadas a raíz de la pandemia limitan la circulación de las personas, y, en este contexto, los instrumentos que utilicen medios electrónicos cobran una enorme significación para no paralizar el comercio y la actividad negocial.

Es de esperar que las restricciones circulatorias desaparezcan en el mediano plazo, pero su desaparición no va a tener como consecuencia la finalización de la utilidad del Certificado Notarial Remoto, que constituye un instrumento idóneo cuando las circunstancias o la urgencia impidan la cercanía física entre el notario y la parte requirente.

El beneficio que otorga este instrumento radica en que constituye una prueba calificada de la firma estampada en un documento y que, a partir del instrumento público de certificación remota, ha de presumirse que la firma no pudo estamparse con posterioridad.

 

9. Bibliografía ^

COLEGIO DE ESCRIBANOS DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES, (reglamento de certificados de actuación remota), Buenos Aires, [s. e.], 2/4/2020 (modificado el 9/4/2020).

CROVI, Luis D. y RIVERA, Julio C., Derecho civil. Parte general, Buenos Aires, Abeledo Perrot, cap. XXIV.

ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD, (declaración sobre el brote del nuevo coronavirus como una pandemia), 11/3/2020.

https://onpi.org.ar/lituania-actos-notariales-de-forma-remota/

https://onpi.org.ar/brasil-primera-escritura-totalmente-electronica/

https://onpi.org.ar/quebec-acto-notarial-por-medios-tecnologicos-se-otorga-la-aprobacion-del-gobierno/

 

Código Civil (Ley Nacional 340 y sus modificatorias)

Código Civil y Comercial (Ley Nacional 26994 y sus modificatorias)

DNU 260/2020

DNU 297/2020

DNU 325/2020

Resolución MJyDH 121/2020 (RESOL-2020-121-APN-MJ)

Ley Orgánica Notarial 404 (y sus modificatorias)

 

 

 

Notas ^

[1] Publicado en el Boletín Oficial Nº 34327, del 12/3/2020. Tiene entre sus considerandos la declaración del 11/3/2020 de la Organización Mundial de la Salud (OMS) sobre el brote del nuevo coronavirus como una pandemia, luego de que el número de personas infectadas por COVID-19 llegara a 118.554 y el número de muertes a 4.281, afectando hasta ese momento a 110 países. [N. del E.: ver declaración de la OMS aquí; fuente: OMS; última consulta: 11/5/2020].

[2] Publicado en el Boletín Oficial Nº 34334, del 20/3/2020.

[3] El DNU 325/2020 (Boletín Oficial Nº 34344, del 31/3/2020) prorrogó el aislamiento hasta el 12/4/2020.

[4] [N. del E.: ver también los DNU 355/2020, 408/2020 y 459/2020].

[5] RESOL-2020-121-APN-MJ (publicada en Boletín Oficial Nº 34364, del 24/4/2020).

[6] Fuente: página web de la Oficina Notarial Permanente de Intercambio Internacional (ONPI), que depende de la Unión Internacional del Notariado: https://onpi.org.ar/lituania-actos-notariales-de-forma-remota/https://onpi.org.ar/brasil-primera-escritura-totalmente-electronica/https://onpi.org.ar/quebec-acto-notarial-por-medios-tecnologicos-se-otorga-la-aprobacion-del-gobierno/ – https://onpi.org.ar/la-mayoria-de-los-estudios-notariales-tienen-sistema-de-videoconferencia-para-realizar-actos-notariales-de-forma-remota/ [Última consulta: 11/5/2020].

[7] El Consejo Directivo del Colegio de Escribanos, en su sesión del 2/4/2020, aprobó el Reglamento de Certificados de Actuación Remota, luego modificado el 9/4/2020. El propio reglamento establece un procedimiento mediante el cual el requirente se pone en contacto con el escribano y, desde la videollamada, le exhibe un determinado documento que procede a firmar en forma ológrafa, para luego enviar una reproducción escaneada del mismo, que el escribano anexa al certificado, explicando todo lo acontecido. El certificado se “cierra” una vez que el requirente se reúne con la certificación notarial y agrega el instrumento original por él firmado al certificado expedido por el escribano, que lleva anexada la copia enviada luego de la videoconferencia, que deberán coincidir totalmente. De lo contrario, no tendrá valor alguno. Además, se aclara en el mismo reglamento que: a) el certificado de actuación remota no sustituye a la certificación notarial de la firma, ya que solo comprueba el hecho advertido por el notario en la pantalla de su ordenador y no advera sobre una firma puesta en presencia física del escribano; b) su eficacia y efectos probatorios quedan incluidos en el art. 314, 1º párrafo, del CCCN, por tratarse de un medio probatorio más de la autenticidad de la firma, si es cuestionada en sede judicial.

[8] Por excepción, la fecha es imprescindible en el testamento ológrafo (art. 2477 CCCN) y en la letra de cambio para valer como tal (art. 1, Decreto-ley 5965/1963).

[9] Crovi, Luis D. y Rivera, Julio C., Derecho civil. Parte general, Buenos Aires, Abeledo Perrot, cap. XXIV, pp. 739 y ss.

[10] En el régimen del Código Civil precedente se exigía el doble ejemplar para aquellos que instrumenten actos jurídicos perfectamente bilaterales.

[11] [N. del E.: las fuentes de los hipervínculos a normativa son siempre oficiales. Última consulta en todos los casos: 11/5/2020].

 

 

 

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